Discovery — Chatbot con IA Conversacional

1

Perfil de la Organización

Contexto general y contactos clave

Nombre de la organización ★Organization Name

Industria / Sector ★Industry

País(es) de operaciónCountries of Operation

Tamaño de la empresa ★Company Size

Cantidad de empleados

Contacto responsable ★Key Contact

Persona que lidera la evaluación

2

Motivación y Contexto

¿Por qué y para qué?

¿Qué te motivó a buscar una solución de chatbot? ★Motivation

Reducir costos operativos Automatizar atención al cliente 24/7 Mejorar tiempos de respuesta Escalar la operación sin crecer el equipo Capturar y calificar leads automáticamente Mejorar la experiencia de mis clientes Integrar canales de comunicación dispersos Otro (especificar)

¿Tuvieron algún intento previo con chatbots u automatización?Previous Attempts

Sí y funcionó parcialmente Sí pero no dio los resultados esperados No — es la primera vez No estamos seguros

3

Canales y Volumen Actual

Cómo reciben consultas hoy

¿Por qué canales reciben consultas hoy? ★Current Channels

Seleccioná todos los que apliquen

Volumen aproximado de consultas por mes ★Monthly Volume

¿Cuántas personas atienden consultas actualmente?Team Size

Tiempo promedio de primera respuesta actualFirst Response Time

% de consultas que llegan fuera de horario laboralOff-hours Volume

¿Qué % de consultas son repetitivas o FAQ? ★Repetitive Queries

4

Procesos a Automatizar

Qué queremos que haga el chatbot

¿Qué procesos querés mejorar o automatizar con el chatbot? ★Processes to Automate

Atención al cliente / soporte Ventas y calificación de leads Agendamiento de reuniones o turnos Cobros y facturación Onboarding de clientes Preguntas frecuentes / FAQ Seguimiento de pedidos o estado de solicitudes Recursos Humanos (consultas internas) Otro (especificar)

Descripción del proceso más crítico a automatizarCritical Process

El que generaría mayor impacto con el chatbot

¿El chatbot necesita integrarse con algún sistema existente?Integrations

Seleccioná todos los que apliquen

CRM Salesforce, HubSpot, etc. ERP SAP, Oracle, etc. Sistema de tickets Zendesk, Freshdesk, etc. Base de datos propia E-commerce Shopify, WooCommerce, etc. Calendario / agendamiento Ninguno por ahora Otro (especificar)

5

Capacidades de IA Deseadas

Qué esperamos de la inteligencia del chatbot

¿Qué capacidades esperan del chatbot? ★AI Capabilities

Respuesta en lenguaje natural (no menús rígidos) Comprensión de preguntas complejas Escalado automático a agente humano Memoria de conversaciones anteriores Soporte multiidioma Análisis de sentimiento del cliente Generación de resúmenes de conversaciones para el equipo Entrenamiento con documentación propia de la empresa

¿Quieren que el chatbot tenga una personalidad / tono definido?Tone & Personality

Sí — formal y corporativo Sí — cercano y conversacional Sí — técnico y preciso Sin preferencia — lo definimos juntos

¿El chatbot debe manejar múltiples idiomas?Language Support

Solo español Español e inglés Portugués también Otro

¿Necesitan que el chatbot pueda iniciar conversaciones (outbound)?Outbound Capability

Sí — campañas proactivas Sí — recordatorios y seguimientos No — solo atención entrante No estamos seguros

6

Infraestructura Tecnológica Actual

Entorno técnico y restricciones

¿Dónde está alojada su infraestructura tecnológica?Infrastructure

¿Tienen documentación o base de conocimiento que el chatbot debería conocer?Knowledge Base

Sí — documentos bien organizados Sí — pero dispersa y desactualizada No — habría que crearla No aplica

¿Cómo gestionan hoy la información de clientes?Customer Data

CRM dedicado Excel / hojas de cálculo Sistema propio No tenemos un sistema centralizado

¿Tienen políticas de seguridad o compliance que impacten el proyecto?Compliance

Regulación bancaria / financiera Protección de datos personales GDPR / ley local PCI-DSS ISO 27001 / SOC 2 Ninguna en particular

7

KPIs y Métricas de Éxito

Cómo medimos el impacto del chatbot

¿Cómo se vería el éxito en 3-6 meses? ★Success KPIs

Reducción medible de costos operativos Mayor satisfacción de clientes (NPS/CSAT) Aumento en tasa de conversión de leads Reducción del tiempo de primera respuesta Procesos clave automatizados sin intervención humana Reportes y datos disponibles en tiempo real Escalabilidad sin aumentar el equipo Otro (especificar)

¿Cómo miden resultados hoy?Current Measurement

Con reportes automáticos de algún sistema Con Excel / hojas de cálculo manuales No los medimos actualmente Otro

8

Métricas de Operación Actual

Base para cuantificar el impacto del chatbot

¿Por qué pedimos esto? Estos datos son la base para mostrarte, con números reales, el impacto del chatbot en tu operación. No hace falta precisión exacta: una estimación sirve.

Indicador	Hoy	Meta Deseada
Costos y Equipo
Tamaño del equipo de atención (personas)
Horas extra o refuerzos por mes en picos de demanda
Velocidad y Disponibilidad
Tiempo promedio de primera respuesta
% de consultas fuera de horario laboral
Consultas sin responder por mes (aprox.)
Ventas y Conversión
Volumen de conversaciones o leads por mes
Tasa de conversión actual (%)
% de leads que se enfrían por demora
Automatización
% de consultas repetitivas que resuelve una persona
Tiempo en armar reportes de atención (horas/semana)

9

Formato y Expectativas del Proyecto

Tiempos, presupuesto y decisión

Urgencia del proyecto ★Project Urgency

Necesitamos algo en el próximo mes En los próximos 3 meses En los próximos 6 meses Estamos evaluando — sin urgencia definida

Presupuesto orientativo para el desarrolloBudget Range

¿Quién tomará la decisión final?Decision Maker

Yo mismo Dirección / C-Level Comité de tecnología Otro

¿Están evaluando otras soluciones o proveedores?Competitive Context

Sí, estamos comparando opciones No — Virtual Xpert es nuestra primera consulta No — ya decidimos trabajar con VX

10

Comentarios Adicionales

Cualquier información que no hayamos contemplado

Restricciones técnicas o de seguridad que debamos conocer

Contexto adicional o consultas para el equipo de Virtual Xpert

Cuestionario de Discovery — Chatbot con IA Conversacional